Untuk meminjam Pusgiwa UI, pemohon wajib menyiapkan surat permohonan resmi (berkop lembaga), proposal kegiatan, dan surat persetujuan dari pembina atau manajer kemahasiswaan fakultas/prodi. Seluruh dokumen dikirim ke email (ppsb.ui@gmail.com). Pengajuan harus dilakukan sesuai lini masa yang berlaku, dan setelah diverifikasi, pemohon akan menerima surat izin sebagai bukti resmi peminjaman fasilitas.