Alur Pengajuan Peminjaman Fasilitas

1. Cek Ketersediaan Jadwal

Pastikan fasilitas yang akan dipinjam tersedia pada tanggal dan waktu yang direncanakan.
Informasi jadwal peminjaman fasilitas sepenuhnya dapat dipantau melalui laman resmi:

👉 https://kemahasiswaan.ui.ac.id/fasilitas/

Kami informasikan bahwa Linktree tidak lagi digunakan dan telah ditutup.

---

2. Ajukan Surat Permohonan Peminjaman Fasilitas

Setelah memastikan ketersediaan jadwal, ajukan Surat Permohonan Peminjaman Fasilitas sesuai prosedur yang berlaku.
Surat permohonan wajib memuat informasi berikut:

1. Identitas Pemohon
   Nama lengkap, instansi/organisasi, nomor telepon, dan alamat surel aktif.
2. Informasi Kegiatan
   Penjelasan singkat dan jelas mengenai tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan di Gedung Pusgiwa UI (misalnya seminar, workshop, rapat kerja, dan kegiatan lainnya).
3. Tanggal dan Waktu Kegiatan
   Tanggal, waktu mulai, dan waktu selesai kegiatan. Disarankan untuk memperhitungkan waktu persiapan serta waktu clearing area setelah kegiatan selesai.
4. Jumlah Peserta
   Perkiraan jumlah peserta yang hadir, untuk menyesuaikan kapasitas ruang dan fasilitas.
5. Narahubung Kontak penanggung jawab kegiatan yang dapat dihubungi (nomor WhatsApp dan alamat surel aktif).
6. Dokumen Pendukung. Melampirkan Surat Izin Kegiatan (SIK) yang diterbitkan oleh:

• Program Studi/Departemen/Fakultas, atau

• Direktorat Kemahasiswaan dan Alumni UI, khusus bagi UKM dan Lembaga Kemahasiswaan non-UKM
  (BEM UI, DPM UI, MWA UI, MM UI, Paguyuban Mahasiswa Daerah Tingkat UI).

---

3. Pengiriman Dokumen

Surat permohonan beserta seluruh dokumen pendukung dikirimkan dalam format PDF melalui email resmi:

📧 kemahasiswaan@ui.ac.id

Dengan subjek email:
PERMOHONAN PEMINJAMAN – [NAMA FASILITAS/RUANGAN]

---

4. Verifikasi Permohonan

Pengelola fasilitas akan melakukan verifikasi yang meliputi:

• kesesuaian jadwal,

• kebutuhan fasilitas,

• kelengkapan dan validitas dokumen,

• serta kesesuaian kegiatan dengan kebijakan penggunaan Gedung Pusgiwa UI.

Proses verifikasi memerlukan waktu 7–14 hari kerja (tidak termasuk Sabtu, Minggu, dan hari libur nasional), selama tidak terdapat kendala pada pengajuan.

---

5. Penerbitan Surat Izin Peminjaman

Apabila permohonan disetujui, pemohon akan menerima Surat Izin Peminjaman Fasilitas sebagai bukti resmi persetujuan.
Surat izin tersebut memuat rincian jadwal, fasilitas yang dipinjam, serta ketentuan penggunaan yang wajib dipatuhi oleh pemohon.