Beasiswa yang ditawarkan kepada Pelamar/Pendaftar Beasiswa dikelola dalam wujud Paket Beasiswa. Setiap Paket Beasiswa terdiri dari pihak Pendonor, Pengelola dan sejumlah Pelamar/Pendaftar Beasiswa. Paket Beasiswa satu dengan lainnya dikelola secara terpisah dan memiliki Periode pendaftaran, Mekanisme Seleksi, Pengelola, Pendonor, hingga Syarat dan Ketentuan yang berbeda-beda. Sistem Beasiswa berfungsi sebagai alat pengelolaan Administrasi terintegrasi yang disediakan oleh Universitas Indonesia untuk seluruh Stakeholder terkait.

Dalam masa Periode pendaftaran suatu Paket Beasiswa, Pelamar/Pendaftar Beasiswa dapat mengisi formulir elektronik dan mengunggah dokumen yang diperlukan untuk memenuhi syarat dan ketentuan yang diharapkan. Setelah masa Periode pendaftaran suatu Paket Beasiswa berakhir, Pengelola akan mengusulkan calon Penerima Beasiswa kepada Pendonor. Usulan nama-nama calon Penerima Beasiswa diproses oleh Pengelola di tingkat Universitas/Fakultas sesuai dengan kriteria dan tujuan dari Paket Beasiswa tersebut. Pendonor akan melakukan seleksi dan meng-Approve atas usulan nama-nama calon Penerima Beasiswa yang diajukan oleh Pengelola Paket Beasiswa.

Setelah proses Pendaftaran dan Seleksi selesai, Pengelola dan Pendonor akan memproses rencana keuangan yang sudah disetujui untuk direalisasikan bagi setiap Penerima Beasiswa secara berkala hingga berakhirnya Paket Beasiswa. Dalam masa pelaksanaan Paket Beasiswa, Penerima Beasiswa wajib melaporkan prestasi dan capaian kepada Pendonor melalui Sistem Beasiswa. Prestasi dan capaian Penerima Beasiswa akan dipantau oleh Pendonor maupun Pengelola agar selalu sesuai dengan kriteria dan tujuannya.

Cara melamar Beasiswa

1. Login pada sistem Single Sign On UI (Pastikan Anda sudah memiliki Akun UI)
2. Memilih paket beasiswa yang sesuai dengan kebutuhan Anda
3. Klik tombol “Daftar” pada paket beasiswa yang Anda pilih
4. Mengisi seluruh data yang diperlukan, kemudian mengunggah seluruh dokumen Syarat dan Ketentuan yang diminta
5. Apabila dokumen Syarat dan Ketentuan sudah Anda lengkapi, klik tombol “Kirim” pada formulir elektronik.
6. Pendaftaran Selesai. Silakan memantau status lamaran beasiswa Anda secara berkala hingga akhir masa seleksi yang telah ditentukan.

• Apabila Anda sudah memiliki akun UI, tidak diperlukan lagi pendaftaran login baru pada sistem Singe Sign On (SSO) UI.
• Beberapa pelaksanaan seleksi paket beasiswa meminta Anda melakukan submisi dokumen secara fisik. Pastikan semua dokumen yang diunggah ke dalam Sistem Beasiswa adalah dokumen yang sama dengan dokumen fisik. Kekeliruan antara dokumen fisik dengan dokumen yang sudah diunggah akan sangat mempengaruhi proses seleksi.
• Direktorat Kemahasiswaan UI siap memberikan penjelasan dan asistensi mengenai tata cara penggunaan Sistem Beasiswa.

Cara menjadi Donatur

• Daftar akun SSO UI di https://sso.ui.ac.id/account/user/register
• Hubungi Petugas Direktorat Kemahasiswaan (kontak E-Mail)
• Petugas Direktorat Kemahasiswaan akan mendaftarkan Akun Anda (Organisasi/Perorangan) ke dalam sistem beasiswa sebagai Pendonor

• Apabila donasi > 200 jt, diperlukan perjanjian legal dengan UI.
• Donatur dapat bersifat Organisasi atau Perorangan.
• Direktorat Kemahasiswaan UI siap memberikan penjelasan dan pelatihan mengenai tata cara penggunaan Sistem Beasiswa.